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Comment rationaliser vos vidéoconférences dans le monde des affaires

Par Philippe , le 09/12/2021
Smart working and video conference

Si vous avez déjà navigué dans le monde de l’entreprise moderne tout en travaillant à distance, vous connaissez probablement bien le concept de la vidéoconférence.

Organiser une vidéoconférence idéale du début à la fin demande beaucoup d’entraînement. C’est un art à bien des égards, qu’il est possible d’apprendre avec un peu d’aide et le bon équipement.

La communication étant essentielle dans le monde des affaires, prendre des mesures pour rationaliser vos propres vidéoconférences devrait figurer parmi vos priorités.

Voici quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos réunions virtuelles et, espérons-le, à éviter toute frustration potentielle dans le processus.

Procurez-vous une bonne webcam

Pour vous présenter comme le professionnel authentique que vous êtes, il est essentiel de disposer de la bonne technologie.

Si le microphone et la caméra intégrés de votre ordinateur portable peuvent vous aider en partie, ils ne seront probablement pas aussi bons qu’un équipement externe dédié.

Opter pour une webcam 4k peut être la meilleure solution pour vous faire vraiment remarquer. Si les participants à votre réunion peuvent vous voir correctement, vous aurez peut-être plus de facilité à communiquer vos idées.

Assurez-vous que votre connexion Internet est à la hauteur de la tâche

Sans une connexion Internet convenable, la communication pourrait être mauvaise, quelle que soit la qualité de votre matériel.

L’emplacement de votre routeur peut nettement influencer cela. Si vous êtes confronté à des différés et à des collègues pixélisés, se rapprocher du routeur pourrait être une solution.

Il vaut également la peine de vérifier quel fournisseur d’accès à Internet peut vous offrir les vitesses de chargement et de téléchargement les plus élevées dans votre région et de changer de fournisseur si nécessaire.

Vous pouvez vous procurer des répéteurs WI-FI si vous ne pouvez pas déplacer votre routeur ou votre bureau, et il se peut même que vous les obteniez de votre fournisseur d’accès Internet actuel.

Établissez un plan et respectez-le

Organiser une conférence virtuelle sans la planifier ou, tout du moins, sans structure souple, c’est comme essayer de diriger un bateau sans gouvernail.

Cela peut entraîner toutes sortes de problèmes, comme une conférence trop longue, une baisse de l’engagement des participants ou un manque d’orientation.

Pour éviter que votre message ne soit pas clair et que vos participants ne s’emballent, il est essentiel de s’en tenir à un plan.

Il peut s’agir de quelques points qui soulignent clairement le but de la réunion, mais quoi qu’il en soit, il est indispensable de prendre le contrôle de la réunion.

Mettez vous en sourdine lorsque vous ne parlez pas

Le bruit de fond peut être extrêmement désagréable, mais vous pouvez parer à cette éventualité en coupant le son lorsque vous ne parlez pas.

En insistant pour que les autres agissent de la même manière, vous éviterez que les personnes se distraient mutuellement par inadvertance au cours de la réunion.

Préparez le cadre

Afin de rester aussi professionnel que possible, il est utile de veiller à ce que le cadre soit soigné et présentable.

Il peut être difficile de convaincre les gens que vous êtes le bon professionnel pour le poste si votre webcam capte un lit défait en arrière-plan.

Cela concerne également le décor de votre maison. Par exemple, montrer des affiches politiques ne fera probablement pas bonne impression.

Un fond propre et bien rangé dégage un sentiment de cohésion et d’authenticité, alors n’hésitez pas à faire un peu de nettoyage de printemps avant de passer devant la caméra.

Habillez-vous comme si vous alliez travailler 

S’il peut sembler tentant de participer à une vidéoconférence en pyjama, mais cela donne l’impression d’être paresseux et peut nuire à votre image professionnelle.

En vous habillant pour l’occasion, vous serez plus présentable et vous vous sentirez mieux, même si vous opérez entièrement à distance.

Philippe